私は社会人二年目ですが、仕事も少しづつ分かり始め一人でできることも増えてきました。
一年目の経験を生かす機会も増えてきています。
そこで今回は私が一年目でやってよかったこと、やっておけばよかったことを書いていきます。
社会人二年目の私の意見ですので、レベルは低いかもしれませんがかなり新鮮な意見となっております。
ぜひご覧ください。
１．全体を見る
社会人一年目は右も左もわからないことだらけで、目の前の与えられた仕事に対して全力を注ぐことかと思います。
始めのうちは、それでもいいですが徐々に全体を見ていかなければ、仕事の流れがわからず、相手への気遣いもできません。
仕事の流れがわかっていると相手へどんなパスを行えば、相手がスムーズに動きやすいかを考えることができます。
相手にメールを打つ際、この情報があれば相手も次に進めやすいから、絡してあげようなどの考えが浮かびますが、仕事の流れがわかっていないとメールをただ返して終わりになります。
業務全体を見ることができれば、相手への気遣いもできるし、お客さんからの質問事項も想定でき、事前に準備することができます。
そうなれば、業務は１ターン減らせ負荷が減ります。
２．分からないことは分からないと答える
社会人一年目は分からないと言うようにしましょう。
「分からないです」ときちんと意思表示をしないと分かっているものと捉えられ、分からないままどんどん進んでいくこととなります。
そうなれば、後々聞きにくい状況になり、聞く時のハードルが上がります。
また、仕事をしていくと誰かから問い合わせを受けることがあります。
問い合わせを受けた際に、分からないと答えるのはよくないと考え、なんとか話そうとするのはわかりますが、分からないと答えてください。
相手に変に誤解され大事になるより、「分からないので、確認して折り返す」と回答した方が後々の作業の手間としては、楽になるはずです。
上司も分からないことは分からないと答えてくれた方が安心する！
３．メモを取る
社会人として仕事を早く覚えようとすると、メモを取ることは必須です。
メモをとることで、仕事の進め方を忘れたときにもう一度見直すことができます。
一度聞いたことをもう一度聞くのは誰でも気が引けますが、メモを取っておくといざという時には、見返すことができます。
しかも聞いているときに、メモを取ると相手からしても、「この子は頑張って覚えようとしている」と思ってもらえ、プラス評価につながります。
逆で考えると分かると思いますが、自分の話をメモを取りながら真剣に聞いてくれると気分がよくなりませんか？
仕事場のデスクには、すぐにメモを取れる状態でノートを用意しておきましょう。
メモは一年目からとる習慣をつけましょう。
４．自分でマニュアルを作る
３．に似た話にはなりますが、自分なりのマニュアルを作ることも大切です。
業務が進む速さが格段に速くなります。いちいちメールを探して、やり方を確認するのではかなりの労力と時間要します。
しかし、マニュアルを作成しておくことで、そういった手間が一切なくなりほかの業務に時間を割くことができます。
例えば、下のようなに簡単な業務でもまとめておくと便利です。
【日報の作成方法】
(手順1) エクセルファイルAを開く。
(手順2) ファイル内のシート①を開く。
(手順3) (１)に上書きする形でその日の業務内容を記載する。
後輩ができたときにもやり方はこのマニュアルを見て！と教える手間も省けます。
自分のためはもちろん、後輩への指導方法ともなりますので、ぜひマニュアルの作成を試してください。
５．会議では意見する
会議に参加するときには、発言することを心がけましょう。
新人とはいえ、会社の一員である以上意見する義務と権利はあります。
根本的な質問となっても構いません。意見をすることで自分が分からないことを知ることができ、一歩成長することができます。
トンチンカンな質問をしては怒られるという認識は完全に間違いです。
新人からの意見は、会社の考えに染まった上司たちからすると、新鮮で業務を見直すことや上司達の仕事の理解を深めるきっかけになる場合があります。
自分のため、上司のために会議内では怖がらず意見することを心がけましょう。
初めて会議で発言する際は、緊張するが一度発言すれば大したことはないと感じます。
６．結論ファーストで回答する
結論ファーストで回答すると単純に、相手に話が伝わるのが早いです。
仕事では結論を先に出すと相手の心の持ちようが変わります。
結論を説明せず理由を説明して、「で、なに？」と言われるのが最悪。
電話でも先輩の電話の代わりに出たとき、「○○さんから電話ありました。またかけるそうです。」と伝えると相手はあの件かと回答の準備ができ業務がスムーズになります。
先輩や上司から質問が来たときは、結論ファーストで回答するようにしましょう。
７．なぜを考える
社会人一年目は先輩から依頼されたことに対して、全力を注ぐことで精一杯かもしれません。
始めうちは仕方ありませんが、慣れてくると「この業務は誰の何のためにしているか」を考えるようにしましょう。
それが分かると全体として業務がスムーズに動きます。
例えば、資料をAさん(社内)に対して作成しているとします。
Aさんは次に客先に商談をしに行くことがわかって入れば、商談に必要な情報を含んだ資料を作成することができます。
分からないと必要な情報が含まれていない資料が完成することとなります。
それでは資料提出後問い合わせがくることはわかっていますし、二度手間となります。
なぜを追求することで仕事全体の流れがわかるようになり、１．で説明した通り、業務を減らすことができます。
なぜを考えて自分自身の仕事への理解を深めよう！